그룹한 어소시에이트에 입사한 후부터 회사 전체 데이터를 관리하고 있다. 개인 기록 생활보다는 다양성 측면에서 회사가 어떻게 설계 작업을 기록하고 있는지에 대해 적기로 한다. 참고로 그룹한의 설계 데이터는 40테라바이트 정도이며, 약 1,300개 프로젝트가 담겨 있다. 지원 팀을 포함한 9개 팀 50명 정도 인원이 서버로 연결되어 프로젝트를 수행한다.
1 중앙 집중 기록 체계 기록의 목표는 개인 저장으로 자료가 분산, 손실되는 것을 방지하고 자료 정리에 투입되는 시간과 에너지 최소화하는 데 있다. 그룹한은 중앙에 파일 서버를 두고 팀 폴더를 공유해서 작업한다. 한 폴더에서 함께 작업해 데이터 중복을 예방할 수 있고, 작업하면서 바로바로 정리된다. 전에는 윈도우 서버에 파일 관리 전용 솔루션을 별도 개발해서 사용했는데, 현재는 시놀로지(Nas) 파일 서버 9대를 연결해 활용하고 있다.
등록에서 보관까지 프로젝트를 수주하면 ‘프로젝트 관리대장’에 번호와 일반 개요를 등록하고 팀별로 프로젝트 폴더를 생성한다. 프로젝트 폴더는 연도별로 정리해 찾기 쉽게 하고, 프로젝트가 완료되면 납품한 최종 성과물(보고서, 도면, 내역 등)은 폴더 내 최상위에 별도 정리한다. 일정 기간(약 5년)이 지난 완료 프로젝트는 회사의 마감 프로젝트로 옮겨 회사 차원에서 데이터를 관리한다.
2 그룹한의 아카이브는 설계 업무 지원과 클라이언트 대응에 활용된다. 주요 기록물에는 1) 전략 프로젝트(설계공모, 제안설계 등)의 최종 결과물, 2) 사업 유형별(주거, 상업, 리조트, 공원 등) 대표 프로젝트 실적 자료, 3) 평면 및 투시컷 등 CG 자료, 4) 수상 실적 자료 등이 있다. 설계 데이터와 별도로 자주 찾는 정보(면적, 성격, 위치, 클라이언트 등)는 별도 기록하고 있다. 전체 프로젝트를 한눈에 파악하고 담당자, 실적, 사례 등을 빠르게 검색할 수 있다.
회사 캐드 도면(DWG)을 PDF로 전환하는 아카이브를 몇 년 전부터 진행 중이다. 1994년 이후의 설계 도면을 몇 달 동안 정리했는데 반 정도 진행한 듯하다. 조경설계 분야에 캐드가 도입된 이후 도면의 흐름을 볼 수 있는 귀중한 자료가 되리라 기대하고 있다.
* 환경과조경 435호(2024년 7월호) 수록본 일부
김기천은 서울대학교 조경학과를 졸업하고 2002년 월드컵 열기가 잦아질 즈음 그룹한 어소시에이트에 입사, 현재까지 근무 중이다. 이론과 담론이 풍부했던 2000년대 주요 조경 설계공모에 참여하며 다양한 스케일의 프로젝트를 통해 조경설계에 대해 깊이 고민할 수 있었다. 관습적 설계 접근을 경계하며 열린 시각에서 새로운 접근과 시도를 하는 데 관심이 많다.